Hur gör du utredningen?

Tänk på att kontinuerligt dokumentera vad du som utredare gjort i utredningen, så att central nivå kan läsa sig till vad som blivit gjort och när det skedde.

Anmälan

Vem som helst (exempelvis en medarbetare eller medstudent) kan anmäla för students räkning. Om studenten inte vill göra en skriftlig anmälan ska kursansvarig institution rapportera incidenten digitalt via ingången Studiemiljöincident – skada/besvär/sjukdom eller kränkning/trakasserier på sidan Incident - om något hänt. Tänk på att prata med den som har drabbats av avvikelsen/incidenten innan du anmäler, så att ni är överens om vad som har hänt. Studenten kan få hjälp med anmälan av student- och doktorandombuden eller studerandeskyddsombuden.

Påbörja utredningen skyndsamt

Enligt praxis ska en utredning vara klar inom två veckor (14 dagar) från anmälningsdatum om det gäller ett rutinartat ärende. Om det är ett mer komplicerat ärende (som t.ex. handlar om diskriminering) ska ärendet påbörjas inom två veckor. Var beredd på att motivera för tillsynsmyndighet om du låtit en enklare incident (till exempel en stickskada) ligga öppen mer än 14 dagar.

Anmälningar om diskriminering, trakasserier, sexuella trakasserier och kränkande särbehandling

Kontakta samordnaren för utbildningsrättsliga frågor Christian Edling för konsultation gällande anmälningar om diskriminering/trakasserier/sexuella trakasserier så snart som möjligt. Anmälan om sexuella trakasserier under VFU ska skickas till KI:s HR-direktör. I överenskommelse mellan Region Stockholm och KI (Länkar till en externa sida.) framgår att en gemensam utredning av händelser om trakasserier och kränkande särbehandling ska genomföras.

Utredning görs av den som är närmast verksamheten

Den som mottar utredningen är inte nödvändigtvis den som ska utföra den. I många fall behöver den som mottar utredningen skicka den vidare till någon som är aktiv direkt i verksamheten (till exempel en kursansvarig lärare eller en lärare). När utredningen är klar skickas den tillbaka till den som ursprungligen fick motta utredningen. Innan ärendet avslutas ska den som mottog utredningen gå igenom utredningen för att försäkra sig om att allt som måste göras är gjort och att dokumentationen är fullständig.

De olika stegen

1 Gå igenom anmälan

2 Samtal med studenten
För att få en bra grund för utredningen är det bra att ha en dialog med studenten. Det är också viktigt att samtala med studenten för att höra hur studenten mår m.m. Nedan finns information som bör ges till studenten angående studiemedel och försäkringar.

Frågor att få besvarade (är desamma som i Arbetsmiljöverkets arbetsskadeanmälan)

Är det något som saknas i anmälan.
Var inträffade incidenten?
När inträffade incidenten?
Vad orsakade incidenten?
Vad hände? Förloppet?
Andra personer som var involverade?

Fråga 5 gånger Varför?

Genom att fråga Varför? på frågan Vad orsakade incidenten? ytterligare fyra gånger kan man komma djupare in i problematiken innan man kommer fram till sin slutsats och tar fram förslag till lösningar.

Ytterligare frågor som utredaren behöver ställa

Frångicks rutiner?
Fanns tillräcklig skyddsutrustning?
Följdes KI:s interna rutiner och regler?

3 Anmälan till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan (utbildningsanordnarens ansvar)

Arbetsmiljöverket bedriver tillsyn över arbetsmiljön på alla arbetsplatser. Till Arbetsmiljöverket ska en anmälan göras, praxis inom 24 timmar, om det har konstaterats att studenten i sin studiemiljö har råkat ut för ett allvarligt tillbud (t.ex. exponerad för känd allvarlig smitta under VFU eller blivit hotad) eller råkat ut för en allvarlig arbetsplatsolycka med personskador/dödsfall. Anmälan till Arbetsmiljöverket ska göras om studenten exponerats för känd smitta och inte haft skyddsutrustning, om skyddsutrustningen varit otillräcklig eller om rutiner alternativt säkerhetsföreskrifter inte funnits tillgängliga eller varit felaktiga, det gäller även för Covid-19.

Arbetsskadeförsäkringen gäller för alla som arbetar – anställda, uppdragstagare och egna företagare. Den gäller också för vissa studerande som är utsatta för särskilda risker under sin utbildning. Försäkringskassan utreder en arbetsskada om det behövs för att ta ställning till rätten till arbetsskadeersättning. En utbildningsanordnare som får kännedom om en arbetsskada ska omedelbart anmäla skadan till Försäkringskassan.

Anmälan görs av kursansvarig institution på sidan www.anmalarbetsskada.se. Anmälan gäller för både Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan och på sidan finns instruktioner om vad som ska fyllas i, läs gärna hjälptexterna på sidan för anmälan - de beskriver och ger exempel på olika händelser.

Anmälan om allvarligt tillbud utan personskada - institutionen gör anmälan själv
Övriga anmälningar där t.ex. personskador uppstått - ta kontakt med arbetsmiljösamordnare för att få stöd i arbetet.

Anmälan till Kammarkollegiet

Studenter vid statliga högskolor är försäkrade av Universitets- och högskolerådet (UHR) hos Kammarkollegiet. Blanketten för anmälan av skada kan fyllas i av studenten men en representant för högskolan/universitetet ska också fylla i och skriva under den.

4 Uppföljning och åtgärder

Institutionen ansvarar för uppföljning ska också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö för studenter. Ett ärende ska stängas så snart det är utrett. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan (KI har egen mall för riskbedömning och handlingsplan). I planen ska anges när åtgärderna ska vara genomförda och vem som ska se till att de genomförs.

Kontakt med student under hela utredningen

Håll kontakt med studenten för att få återkoppling. Be studenten återkomma efter en viss tid och om studenten inte gör det bör ni kontakta studenten för att följa upp hur hen mår m.m.

Dokumentation

Var noga med att dokumentera det du gör i utredningen kontinuerligt (till exempel telefonsamtal med student ÅÅÅÅ-MM-DD, samtal med lärare ÅÅÅÅ-MM-DD). Noggrann dokumentation underlättar både för den som utreder, stödfunktionen och vid en eventuell tillsyn av tillsynsmyndighet (Arbetsmiljöverket eller Diskrimineringsombudsmannen). Tänk på att skriva så att stödfunktion eller en representant från tillsynsmyndighet lätt kan läsa sig till vad utredningen kommit fram till och vilka åtgärder som genomförts och planeras att genomföras.

Alla fält under Prefektens utredning måste fyllas i (dvs. Utredarens slutsats, Hur detta undviks i framtiden, Genomförda åtgärder, Planerade åtgärder). Om du väljer att skriva svar på dessa frågor samlat i en fil så laddar du upp filen i ärendet och skriver Se bifogad fil! i fälten. I de fall en anmälan gjorts till Arbetsmiljöverket och/eller Försäkringskassan via Anmäla arbetsskada och/eller en anmälan gjorts till Kammarkollegiet ska en kopia av anmälningen sparas och laddas upp i ärendet.

Slutsats

Utredningen måste innehålla en slutsats. I slutsatsen kan man beskriva vad som hänt, men man behöver också ta reda på om incidenten berodde på mänskliga, tekniska och eller organisatoriska faktorer. Dessa faktorer tittar man också på i en riskbedömning. Dessutom måste man i vissa fall göra en bedömning (till exempel om anmälan gäller diskriminering så måste man slå fast om det handlar om diskriminering eller inte utifrån diskrimineringslagen).

Skriftligt meddelande till anmälande student

I många fall är det bättre att ringa direkt eller boka in ett samtal med anmälande student. Det är ändå bra att känna till att enda sättet att meddela anmälande student om vad man i utredningen kommit fram till är genom att fylla i fältet "Meddelande till rapportör". Anmälande student kan inte läsa det som fyllts i fälten under rubriken Prefektens utredning (det vill säga Utredarnas slutsats, Hur detta undviks i framtiden, Genomförda åtgärder, Planerade åtgärder).

Om du inte får tag på anmälande student

Efter tre misslyckade kontaktförsök kan den som utreder ärendet avsluta det. Skriv en tjänsteanteckning där datum, tid och sätt för kontaktförsök med anmälande student dokumenteras samt att du avslutar ärendet då eftersom kontaktförsök med studenten misslyckats. Ladda upp tjänsteanteckningen i ärendet. Skriv att anmälande student kan kontakta dig om hen har frågor om utredningen i fältet "Meddelande till rapportör".

Information till Studerandeskyddsombud (SSO)

Studerandeskyddsombudet (SSO) rätt att få information om studenters incidenter (och tillbud) inom skyddsområdet (i SSO:s fall institutionen). Den som utreder en students incidentanmälan ska ge SSO möjlighet till insyn och delaktighet i utredningen och åtgärderna samt uppföljningen. SSO kan inte få personuppgifter om anmälan gäller diskriminering, trakasserier eller sexuella trakasserier och den anmälande studenten vill vara anonym. Information om SSO finns på sidan Studerandeskyddsombud vid KI.

På medarbetarportalen finns en sida om Utredning av arbetsmiljöhändelser för studenter