Arbetsordning:

Gå först igenom alla formulär
Lägg eventuellt till handledare
Lägg till lärare (i grupp)
Kontrollera gruppens datum
Skapa portfolio

Studenterna ska automiskt få inlogg i systemet. De ska skapas automatískt från LADOK. Om detta inte fungerar: Skicka en lista till IKT-pedagogerna för inläsning:
Använd denna mall och skapa en lista för varje grupp med studenter. Fyll i studenternas förnamn, efternamn, email och även fältet "Reference", d.v.s. studentens KI-ID. Detta ID kan du hitta i Canvas.
Ange även gruppens namn i mailet.

1. Gå igenom alla formulär innan portfolion skapas

Gå först igenom alla formulär och se till att informationen som finns inlagd, är den information ni vill ha med till nästa termin. Genomför förändringar i befintliga formulär där det behövs. Obs! Alla förändringarna i formulär måste publiceras på nytt innan innehållet i den nya portfolion skapas! Annars kommer förändringarna inte med.

Vill ni lägga till ett nytt formulär? Bygg då först klart formuläret, se Skapa formulär. Kontakta sedan IKT-pedagogerna och meddela var i portfolion ni vill att detta ska ligga (termin/kurs, flik) så att det kommer in i portfoliomallen innan portfolion skapas.

2. Eventuellt: Lägga till handledare

Ska arbetet i portfolios ske via studentens konto behöver inte detta göras.

Ska handledarna i kursen ha tillgång till studenternas portfolio via eget konto? Skicka i så fall in listor med studenternas placeringar i ett excelark till IKT-pedagogerna. Obs! Det tar ett antal dagar att lägga in placeringarna, så var ute i god tid.

3. Lägg till lärare

Lärare behöver läggas in i samma grupp som studenterna. Detta gör du via kugghjulet och "Groups":

Leta reda på den grupp som studenterna tillhör
Använd prickarna längst ut till höger
Välj "Edit group"
I fältet "Add new user" söker du reda på rätt användare och lägger till den
Kontrollera att läraren får rollen "Tutor". Ändra annars detta mha de tre prickarna.
Klicka på "Update" för att spara dina ändringar

4. Kontrollera gruppens datum

Börja med att kontrollera gruppens datum. Det gör du under kugghjulet och "Groups". Sök reda på din grupp och notera gruppens till- och fråndatum, Start date & End date.

Om gruppen inte skapats automatiskt via LADOK, behöver du först skapa gruppen och lägga till studenterna i den.

5. Skapa portfolio

Obs! Skapa inte portfolios för tidigt. Detta för att ge lärare och kursadministratörer tid att utföra eventuella förändringarna innan*. Skapa dem helst bara någon dag före kursstart.

Skapa portfolios genom att:

Klicka på adminsymbolen (kugghjulet) i menyraden längst vänsterkanten. Klicka sedan på Program Instances:
Skapa portfolio: Klicka på Create instance i övre högra hörnet:
Sätt namn enligt namnstandard:
Ge den nya portfolion namnet:
*Kurskod eller programkod samt termin på studieprogrammet, aktuell termin + eventuell grupp*, till exempel "1SJ024 VT26 Grupp B"
Under Template väljer ni den portfoliomall ni vill skapa portfolion från.
Under Group skriver ni in kurskoden samt tillfälleskoden (informationen finns i Ladok). Klicka på Create i nedre högra hörnet när ni är klara:

Ange datum för terminen:
Nu skickas ni direkt in i den nyskapade portfolion. Här börjar ni med att ange datum för terminen (inte kursen/VFU:n) i datumrutorna bland informationen i vänsterkanten. Kontrollera så att dessa blir samma som för gruppen.
Utanför dessa datum kan studenten inte ändra något i den aktuella portfolion:
Ange terminsdatum, samt datum för VFU: Klicka in i aktuellt program, kurs och placering. Ange terminsdatumen igen i de övre datumrutorna, samma som ovan. Ange sedan de specifika datumen för VFU under placeringen (den nedre rutan):
Ange Grace Period för den aktuella placeringen: Detta anger hur lång tid efter kursslut studenter och handledare kan justera och lämna in uppgifter.
Sätt portfolion till Live: Gå nu till informationsrutorna till vänster i skärmen igen och ändra status från Draft till Live:
Spara: Klicka på Save changes i det övre högra hörnet när du är klar. Portfolion är nu skapad!

*) Vill ni göra en förändring till ett formulär som finns i en redan skapad portfolio behöver systemadministratören informeras om uppdateringen så att denne kan uppdatera befintliga portfolios. Inga förändringar görs efter att studenterna börjat använda portfolion, detta för att undvika att data studenterna redan fyllt i går förlorad.